Металлический архивный шкаф – лучшее решение для хранения документов




Несмотря на распространение компьютеров и введение электронного документооборота, бумажной работы меньше не стало. В офисе любой компании ежедневно печатается и отправляется в архив множество документов, что часто становится проблемой. Как раз из-за компьютеризации, во многом упростившей работу, архивам бумажных документов стало уделяться меньше внимания. Как следствие, зачастую папки с ними лежат в первом попавшемся шкафу без какой-либо системы и порядка, зачастую создавая немало сложностей при поиске нужной.

Преимущества архивных шкафов

Любой сотрудник будет рад возможности складывать бумаги не в тумбочку или на полки, а в специально предназначенный для этого шкаф. Такие шкафы должны иметься в каждом офисе, но зачастую этот момент упускается из вида, что приводят к беспорядку в архивных документах. Тогда решается данная проблема очень просто, путем покупки специальных металлических шкафов, предназначенных для хранения и систематизации папок с бумагами.
При использовании таких шкафов снимается вопрос порядка и длительности хранения, а устройство полок и секций позволяет без труда найти нужные документы, не перебирая весь объем целиком. Это значительно ускоряет рабочий процесс и снимает головную боль для сотрудников всех уровней – от обычного клерка до руководства. Все папки, документы и копии будут находиться на своем месте, распределенные по алфавиту и степени важности.

Распределение архива

Распределять документы по различным секциям нужно исходя из их важности и частоты использования. Те, что предназначены для общего и регулярного использования, должны храниться на открытых полках в алфавитном или тематическом порядке. Для более важных используются секции с дверцами и возможностью запирать их на ключ. В некоторых моделях присутствуют встроенные сейфы. Например, в отделе кадром такой шкаф будет незаменим для хранения личных дел коллектива.
Так как современные архивные шкафы производятся из металлических сплавов, они во многом выигрывают перед деревянными. Дизайн может быть самым разным – от изящной конструкции в стиле hi-tech с хромированными элементами, до массивного шкафа, напоминающего надежный сейф. Во-вторых — это нагрузка. Бумага, хоть и кажется чем-то легким и несущественным, на деле весит не так уж и мало, особенно в больших объемах. Также это упрощает уход за шкафом и его долговечность.

Ваш комментарий

Оставить комментарий

Ваш электронный адрес не будет опубликован.


*